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sexta-feira, 22 de junho de 2012

Como planejar e gerenciar o escopo do projeto


Por: Joel Solon Farias de Azevedo  |  Publicado em: 05/06/2012

Escopo bem definido e bem negociado é primordial para o sucesso de qualquer projeto, e tanto o PMBOK quanto o Prince2 dão grande atenção a esta área de conhecimento tão crítica em gestão de projetos.

Mas é fácil definir escopo de projeto? Não, não é, e todo mundo também concorda com isto, mas existem técnicas que, se bem aplicadas, contribuem e muito para melhorar o escopo e assim reduzir riscos e traumas posteriores decorrentes do não atendimento às necessidades e expectativas dos stakeholders.

1. Jamais negligencie a identificação de todas as partes interessadas no seu projeto logo no início, e faça reuniões, muitas reuniões, e converse muito mesmo, até que todas as expectativas estejam bem claras e alinhadas, principalmente em relação à aquelas que não serão atendidas pelo projeto;

2. Desenvolva um Business Case, faça ensaios, simulações e protótipos de forma a identificar os riscos inerentes ao escopo pretendido;

3. Faça análise custo/benefício e viabilidade econômico-financeira do projeto, e justifique inclusive o custo de não fazer o projeto e das perdas decorrentes ou ganhos desperdiçados em função desta decisão;

4. Aprove o escopo reunindo as partes interessadas e negociando seus limites em função das restrições inerentes ao projeto;

5. Utilize ferramentas gráficas para representação da EAP – Estrutura Analítica do Projeto. Elas facilitam e muito o entendimento do escopo e são muito úteis à comunicação e à fase seguinte, de detalhamento do projeto:
o     a. WBS Chart Pro – aplicativo específico para esta finalidade, tem a grande vantagem de ser muito intuitivo e ainda totalmente integrado do MS Project, onde posteriormente serão planejados recursos, cronograma e orçamento do projeto;
o     b. MIndJet – aplicativo de mapa mental também integrado ao MS Project, muito visual e intuitivo. Tem versões em Android e Ipad;
o     c. Solução web, o WBSTool, em http://www.wbstool.com/. Além de não precisar instalar aplicativo é muito fácil de usar e exporta a EAP no formato XML, que pode ser importado para detalhar o projeto no MS Project.

6. Depois de pronta a EAP reúna novamente os stakeholders e verifique se estão contemplados todos os pacotes de trabalho necessários, se nada está faltando, e também se não tem algo sobrando, algo que tenha sido inserido por descuido e que não faz parte do escopo.

7. Garanta com que todos os pacotes de trabalho tenham descrição, requisitos de aceitação e responsabilidade definidos;

8. Aprove a EAP e colha as assinaturas de todos de forma a registrar o acordo negociado para fechamento do escopo. Lembre, formalidade neste momento nunca é demais, e a EAP serve principalmente pra mostrar o que vai ser feito e o que não vai ser feito, este o maior motivo de reclamações em projetos;

Depois disto leve o seu projeto para a sua ferramenta favorita de planejamento e detalhamento de projeto (a mais usada é o MS Project), e dê início aos demais processos da sua metodologia, dando ênfase à ordem que mais segurança lhe proporciona em função da maturidade da organização e da sua equipe.

Eu recomendo como mais segura esta ordem:
Integração > Escopo > Comunicação > Qualidade > Riscos > Pessoas > Outros recursos > Aquisições > Cronograma > Orçamento.

E por último: depois de aprovado o planejamento do projeto e iniciada a execução gerencie as interações das pessoas e o desempenho com ferramentas interativas de gestão de projetos, isto faz toda a diferença. Treino é treino e jogo é jogo, e durante o jogo é aquela gritaria, e no projeto é a mesma coisa, quanto mais eficaz a comunicação, mais resultados.


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