A amostragem na auditoria

Auditoria Interna: bom para a empresa e bom para o colaborador

O processo de auditoria interna nada mais do que um processo sistêmico para verificar o grau de aderência das atividades avaliadas ao disposto nos requisitos da norma de referência.

Ou simplesmente...

checar se estamos fazendo corretamente aquilo que foi planejado

Este processo é fundamental para assegurar que um sistema de gestão, seja qual for o tema (Qualidade, Meio Ambiente, Saúde e Segurança do Trabalho, Segurança da Informação, etc.) continue operando em conformidade com as diretrizes estabelecidas e não apenas alcance os resultados desejados, mas também melhore continuamente seu desempenho.

O colaborador que tem a possibilidade de ser treinado e atuar como auditor interno ganha vantagens como:

• Visão mais ampla sobre a empresa na qual trabalha
• Visão e compreensão mais amplas sobre as rotinas de outros departamentos e como estas rotinas se complementam para alcançar os resultados planejados
• Competência técnica adquirida que agrega valor ao currículo do profissional
• Aguçamento da percepção e expansão de sua visão holística
• Desenvolvimento de habilidades interpessoais e técnico-administrativas

O treinamento e participação em auditorias internas costuma ser, inclusive, o passo inicial para uma promoção ou mudança de área, para quem se interessa pela área de gestão.

A empresa, é claro, pode contar com o trabalho de pessoal confiável e já inserido em seu contexto.

Mas gestor, cuidado ao selecionar seus auditores internos, para trazer desconforto à ambas às partes!

Antes de mais nada, para se tornar um bom auditor interno, o candidato deve possuir algumas características ou ser capaz/estar disposto à desenvolver algumas competências

Comportamento pessoal

• ético, isto é, justo, verdadeiro, sincero, honesto e discreto;
• mente aberta, isto é, disposto a considerar ideias ou pontos de vista alternativos;
• diplomático, isto é, com tato para lidar com as pessoas;
• observador, isto é, estar atento à circunvizinhança e às atividades físicas;
• perceptivo, isto é, estar consciente e ser capaz de entender situações;
• versátil, isto é, ser capaz de prontamente se adaptar a diferentes situações;
• tenaz, isto é, persistente, focado em alcançar objetivos;
• decisivo, isto é, ser capaz de chegar a conclusões em tempo hábil, baseado em razões lógicas e análise;
• autoconfiante, isto é, ser capaz de agir e atuar independentemente, enquanto interage de forma eficaz com outros;
• agir com firmeza, isto é, ser capaz de atuar de forma ética e responsável, mesmo quando essas ações possam não ser sempre populares e possam algumas vezes resultar em desacordo ou confronto;
• aberto a melhorias, isto é, aprender a partir das situações e esforçar-se para obter melhores resultados da auditoria;
• sensibilidade cultural, isto é, observar e respeitar a cultura do auditado;
• colaborativo, isto é, interagir de forma eficaz com outros, incluindo, os membros da equipe auditora e o pessoal do auditado.

Conhecimentos e habilidades

(podem ser adquiridos e/ou desenvolvidos em treinamentos e através da experiência)

• aplicar princípios, procedimentos e métodos de auditoria;
• planejar e organizar o trabalho com eficácia;
• realizar a auditoria dentro da programação acordada;
• priorizar e enfocar os assuntos de importância;
• coletar informações através de entrevistas eficazes, escuta, observação e análise crítica de documentos, registros e dados;
• entender e considerar opiniões de especialistas;
• entender a conveniência e consequências de usar técnicas de amostragem para auditar;
• verificar a relevância e a precisão das informações coletadas;
• confirmar a suficiência e conveniência da evidência de auditoria para apoiar as constatações e conclusões da auditoria;
• avaliar aqueles fatores que possam afetar a confiabilidade das constatações e conclusões da auditoria;
• usar documentos de trabalho para registrar atividades de auditoria;
• documentar as constatações de auditoria e preparar os relatórios de auditoria apropriados;
• manter a confidencialidade e a segurança da informação, dados, documentos e registros;
• comunicar-se com eficácia, de forma oral e por escrito (tanto pessoalmente quanto pelo uso de interpretes e tradutores);
• entender os tipos de riscos associados com auditoria;
• normas do sistema de gestão ou outros documentos usados como critério de auditoria;
• a aplicação de normas do sistema de gestão pelo auditado e outras organizações, conforme apropriado;
• interação entre os componentes do sistema de gestão;
• reconhecimento da hierarquia dos documentos de referência;
• aplicação de documentos de referência a diferentes situações de auditoria.
• aspectos culturais e sociais do auditado;
• leis e regulamentações e as agências que governam; e
• terminologia legal básica; entre outros.

 Referência: ISO 19011:2012 - Diretrizes para Auditorias de Sistemas de Gestão

Fábio Carvalho possui vivência de mais de dez anos implementando, coordenando e auditando Sistemas de Gestão da Qualidade e Ambiental.

Auditoria Interna: bom para a empresa e bom para o colaborador de Fábio Carvalho está licenciado com uma Licença Creative Commons - Atribuição-NãoComercial-CompartilhaIgual 4.0 Internacional.

Expectativas para a revisão da ISO 19011 em 2018

A NOVA NORMA ABNT NBR ISO 19011:2012-Diretrizes para Auditoria de Sistemas de Gestão

Por:

Ana Julia G. do N. Ramos(1)             
Ariosto Farias Jr  (2)
Leonam Reis   (3)          
Renato Lee (4)

Histórico da norma ISO 19011

A Organização Internacional para Normalização (ISO) publicou em novembro de 2011, a nova versão da ISO 19011- Diretrizes para Auditoria de Sistemas de Gestão.

A nova norma teve como origem as normas ISO 10011-1/2/3 do Comitê da qualidade e as normas ISO 14010/ISO 14011/ISO 14012 do Comitê do meio ambiente.

Em 2002, os Comitês ISO TC 176 da Qualidade e ISO TC 207 do Meio Ambiente, após vários anos de discussão e apresentação de comentários, publicaram por meio do Comitê ISO TC 176, a norma ISO 19011-Diretrizes para auditorias de sistema de gestão da qualidade e/ou ambiental.

Em 2008 teve início o processo de revisão da ISO 19011 para contemplar outras normas de sistemas de gestão da ISO, além da ISO 9001 e ISO 14001, a exemplo da ISO 22000, da ISO IEC 27001 e da ISO 28000.

Esta estratégia fez parte das diretrizes de um grupo criado pelo Board da ISO para harmonizar todas as normas de Sistemas de Gestão, promovendo maior integração entre suas diretrizes e requisitos. Foi então criado o ISO/TMB/JTCG- Joint Technical Coordination Group que delegou a revisão da ISO 19011:2002  à Forca Tarefa- Task Force 2. Todos os Comitês que  tinham normas de Sistemas de Gestão foram convidados para participar da revisão da ISO 19011:2002.

Foram realizadas várias reuniões internacionais com abrangentes análises e amplo debate, declarou Leonam Reis, coordenador do grupo que participou destas reuniões representando o Brasil, em conjunto com outros profissionais. A  nova norma ISO 19011, votada em outubro de 2011, obteve 100% de aprovação dos países que têm direito a voto - denominados  P-Members, incluindo o Brasil, ressaltou Reis.

A norma auxiliará as organizações a otimizar a integração de seus sistemas de gestão, permitindo uma auditoria única dos seus sistemas, otimizando custos, reduzindo  a duplicação de esforços e minimizando os impactos nas atividades das áreas e processos que estão sendo auditadas.

O escopo da nova ABNT NBR ISO 19011:2012 expandiu a sua aplicação para refletir a situação atual das múltiplas normas de sistemas de gestão existentes nas organizações.

São usuários desta norma: os auditores e avaliadores, lideres da equipe de auditoria, gerentes do programa de auditoria, organizações que implementam sistemas de gestão e organizações que necessitam realizar auditorias de sistemas de gestão para  fins contratuais ou regulamentares, dentre essas incluem-se as organizações que certificam sistemas de gestão de diferentes tipos.

Conhecimentos e habilidades de auditores de disciplinas específicas recomendados pela norma

O anexo A (Informativo) da nova ABNT NBR ISO 19011:2012, apresenta exemplos ilustrativos de conhecimentos e habilidades de auditores de disciplinas específicas.

Alguns destes exemplos são citados abaixo:

Disciplinas específicas em gestão da qualidade

-Abordagem por processos e técnicas de avaliação de riscos;
-Foco no cliente, monitoramento e medição da satisfação do cliente, tratamento de reclamações, código de conduta;
-Melhoria contínua, inovação e aprendizado.

Disciplinas específicas em gestão do meio ambiente

- Estatísticas e métricas sobre meio ambiente;
- Quantificação e gestão de emissões de gases de efeito estufa;
- Tecnologias renováveis e de baixo carbono.

Disciplinas específicas em gestão da segurança da informação
- Leis e regulamentações que tratam da segurança da informação;
- Avaliação de riscos de segurança da informação, ameaças e vulnerabilidades;
- Métodos e práticas para controles da segurança da informação (eletrônico e físico)

Disciplinas específicas em gestão da segurança de transporte
- Terminologia sobre gestão de segurança;
- Avaliação de risco e sua mitigação;
- Análise de fatores humanos relacionados à gestão da segurança no transporte.

Outras normas de Sistemas de Gestão que se encontram em fase de elaboração, a exemplo do projeto de norma ISO CD 16125- Sistema de Gestão da Segurança- Controles e Medidas de Combate a Fraudes-Requisitos, certamente adotarão as mesmas diretrizes da nova ABNT NBR ISO 19011:2012, ressaltou Ariosto Farias Jr., um dos profissionais que participou do processo da elaboração da norma no Brasil.

A importância da nova ABNT NBR ISO 19011 para os Organismos de Acreditação

O Grupo de Práticas de Auditoria de Acreditação (AAPG) através doComitê de políticas da ISO para Avaliação de Conformidade (ISO/CASCO), do Comitê Técnico ISO 176 Gestão da Qualidade e Garantia da Qualidade (ISO/TC 176) e do International Accreditation Forum (IAF), orientou a aplicação dos critérios de competência e monitoramento dos Organismos de Certificação credenciados com base na norma ISO 19011.

Acreditação é o reconhecimento formal concedido por um organismo autorizado de que uma entidade tem competência técnica para realizar serviços específicos. No Brasil, o INMETRO é responsável pela acreditação de organismos de certificação.

O valor e a credibilidade das certificações com base na ISO 9001 acreditadas dependem da eficácia do processo de certificação e da habilidade das organizações certificadas no uso apropriado dos sistemas de gestão a fim de produzir e entregar regularmente produtos de acordo com os requisitos do cliente.

A atividade de auditoria de sistemas de gestão é mandatória para as organizações e tem como objetivo verificar a conformidade das atividades de acordo com os requisitos do sistema de gestão. Auditores e avaliadores são usados pelos Organismos de

Acreditação, a fim de melhorar a eficácia do processo de acreditação e promover a harmonização das abordagens seguidas pelos diferentes Acreditadores mundiais. Os critérios para competência de auditores e avaliadores são verificados em auditorias testemunhas que são a base para confiança dos sistemas.

Participação de outros Comitês e Comissões de Estudo da ABNT na consolidação da Consulta Nacional

Todos os Comitês da ABNT que têm normas de Sistemas de Gestão, a exemplo do ABNT/CB 38-Gestão Ambiental, ABNT/CB21:CE 27-Gestão da Segurança da Informação, ABNT/CEE 104 –Segurança de Alimentos, ABNT/CEE 97-Gestão de Segurança para Cadeia Logística e ABNT/CEE 116:Gestão de energia, serão convidados para participar da reunião de consolidação da  tradução da norma, que  estará baseada  no resultado da Consulta Nacional.

Principais melhorias implementadas

Foram implementadas na nova versão as seguintes melhorias:

-o escopo foi ampliado de auditoria de sistemas de gestão da qualidade e meio ambiente para auditoria de sistemas de gestão de qualquer natureza;

-a relação entre a ISO 19011 e a ISO/IEC 17021 foi esclarecida;

-foi introduzido o conceito de risco para auditar sistemas de gestão, tanto o risco do processo de auditoria em não atingir os seus objetivos, como a possibilidade da auditoria interferir  nos processos e atividades da organização auditada;

-foi acrescentado o conceito de confidencialidade como um novo princípio de auditoria;

-as Cláusulas 5,6 e 7 da versão de 2002, foram reorganizadas;

-informações adicionais foram incluídas em um novo anexo B, resultando na remoção das caixas de textos;

-o processo de avaliação e de determinação de competência da equipe de auditoria tornou-se mais rígido; 

-o uso de tecnologia para realizar auditoria remota é permitido, como por exemplo, conduzir entrevistas remotamente e analisar criticamente os registros de forma remota

Conteúdo da nova norma

Em resumo, a nova norma ABNT NBR ISO 19011:2012 apresenta o seguinte conteúdo:

A  Cláusula 3 estabelece os termos chave e definições usados na norma.

A Cláusula 4 descreve os princípios sobre os quais uma auditoria deve estar baseada.

A Cláusula 5 fornece diretrizes sobre como estabelecer e gerenciar um programa de auditoria, estabelecer os objetivos do programa de auditoria e coordenar as atividades de auditoria.

A Cláusula 6 fornece diretrizes sobre como planejar e realizar uma auditoria de um sistema de gestão.

A Cláusula 7 fornece diretrizes  relacionadas com a competência e avaliação de auditores de sistemas de gestão e das equipes de auditoria.

O Anexo A ilustra a aplicação das diretrizes na Cláusula 7 para diferentes disciplinas.

O Anexo B fornece diretrizes adicionais  para auditores sobre o planejamento e realização de auditorias.

1)Ana Julia Guerra do Nascimento Ramos, M.Sc é Pesquisadora Tecnologista em Metrologia e Qualidade do Inmetro da Dqual e membro do ABNT/CB 25 no projeto da ISO 19011e CEE-111da NBR 16001;

(2)Ariosto Farias Jr, é membro da Academia Brasileira da Qualidade, Consultor e Auditor em Sistemas de Gestão da NBR ISO 9001 e NBR ISO IEC 27001, membro do ABNT/CB 25 e Coordenador do ABNT/CB21:CE 27;

(3)Carlos Leonam Mendes dos Reis, atua na PETROBRAS, é especialista em Auditoria e Sistemas de Gestão, Examinador Senior da Fundação Nacional da Qualidade (ciclos 2007 a 2010) e Coordenador no ABNT/CB25 do projeto da ISO 19011

(4)Renato Pedroso Lee, Mestrando em Sistemas de Gestão pela Universidade Federal

Fluminense é Gerente de Relacionamento e Qualificação da Petrobras – Comperj S.A e Superintendente do ABNT/CB 25.

Publicado originalmente em: UBQ - União Brasileira para a Qualidade

Acessado em: 21/07/2013; 14:00 - Horário de Brasília

ISO 19011: Principais características e modificações da versão 2011

Fonte: "Norma da Vez" - ATSG - Academia Tecnológica de Sistemas de Gestão
Publicado originalmente em: You Tube (rogeriocamposmeira)
Acessado em: 21/07/2013; 13:50 - Horário de Brasília

Frequência de auditorias internas

Por: "Projetos Digitais - Adriano"

adriano@projetosdigitais.com.br  
projetos.digitais

Sex, 2 de Dez de 2011 7:36 pm

Pessoal, prefiro considerar a seguinte abordagem:

1) Não há definição ou obrigatoriedade quanto a quantidade anual ou intervalo entre uma e outra.

2) Considerando que não se deve fazer esforço algum para receber uma auditoria, pois, sistema de gestão que se preza, definitivamente não demanda esforço adicional.. Simplesmente pelo fato de que, sua eficiência é normal ao dia-a-dia e por essa razão, certificação é consequência de uma prática regular constada por um organismo oficial e credenciado para tal.

3) Portanto, se a empresa deseja eficiência ainda maior em seus sistema, deveria adotar de 6 em 6 meses a auditoria externa e de 6 em 6 meses a interna, assim, a cada 3 meses, um ciclo de auditoria acontece, interna ou externa. Com isso, teríamos algo em torno de 1 mês para análise e aprovação de planos, 1 mês para execução e 1 mês para verificação da eficácia, outro ciclo de auditoria e assim sucessivamente ao longo do tempo.

4) Ao planejar com horizonte do ciclo de 3 anos, com auditorias internas ou externas a cada 3 meses, teremos então 12 ciclos que, se planejado estrategicamente, poderão repassar (ênfase) todos os itens da ISO aplicável, é muito importante este planejamento e esta garantia que somente a empresa (você cliente) deve cuidar para que assim seja executado. A isto dá-se o nome de TER UMA ESTRATÉGIA CONSISTENTE para o seus sistema de gestão da qualidade. Poderá completar esta visão um esforço no sentido de dominarem o P do PDCA no primeiro ciclo de certificação baseado nos três primeiros anos. Assim, com 12 anos, a empresa detém maturidade e excelência em cada aspecto do PDCA e a cada ciclo tri-anual a empresa percorre com ênfase, cada aspecto da ISO aplicável. That’s a rock solid approach. Entretanto, é difícil encontrar no mercado, empresas interessadas em levar a coisa a sério desta maneira e é difícil encontrar auditores com este nível de experiência a ponto de realizar um planejamento de desenvolvimento do sistema de gestão da qualidade por 12 anos.

5) Aos que rirem e pensarem em fazer comentários jocosos pelo fato de estarmos no Brasil e que “pega o boi” se chegar no ano que vem com algum estagiário na área de qualidade para manter em ordem os registros da qualidade, pois contrataram um organismo de milésima categoria para chegar lá e dar o ok em meio dia de auditoria, sorry. É opção de vocês esta postura e abordagem, mas não venham criticar quem deseja fazer a coisa certa e orientada a resultados financeiros de rentabilidade associados à melhoria das qualidades de relacionamentos interno e externo(clientes e fornecedores) .

As Auditorias internas e externas devem ser planejadas, suas realizações acompanhadas e monitoradas e em caso de não cumprimento ou atraso (conforme critério da empresa) NC deve ser aberta para tratar o não cumprimento de metas assumidas no sistema de gestão da qualidade (a quantidade de auditorias e os períodos são metas e quando não cumpridas, resultam em NC).

Se você tiver que realizar uma a cada ano por que é muito complexa a auditoria, afirmo: esqueça a ISO formal. Pois em HIPÓTESE ALGUMA deve haver complexidade por trás da realização de uma auditoria interna ou externa. SOMENTE HAVERÁ COMPLEXIDADE quando a empresa não estiver preparada e por tal razão, terá que se preparar, na última hora, no último segundo, maquiando seus processos e registros para poder enganar / ludibriar uma auditoria externa. Com certeza é complexo e trabalhoso este esforço feito desta forma e nesta natureza. Porém ISTO NÃO É GESTÃO DA QUALIDADE é embromation para marketing barato de certificado na parede com organismo que nem deveria estar no mercado.

Pois são estas práticas que denigrem a imagem da qualidade da indústria Brasileira, que desmoralizam os profissionais e as próprias empresas. Devemos pensar nisso com cuidado e deixarmos de querer bancar o “esperto” em cima de coisas que não demandam esperteza maior do que a de simplesmente fazer o que é certo e da melhor maneira, na forma que dê resultados concretos para a empresa. E não adotar iniciativas superficiais, MAL PAGAS, que não se sustentam ao menor sopro da verdade.

Certa vez fui auditar a Alta Administração e pedi que o Diretor Geral (um dos sócios) falasse sobre a missão da empresa, política da qualidade, com as suas palavras. Ele não tinha nem idéia do que eu estava falando. Achou que pagando os funcionários o isentava de ser auditado. Ou seja, levou NC uma atrás da outra, a sua empresa, inclusive no item Alta Administração.

E no final ele ainda agradeceu, pois reconheceu que eu mostrei para ele a importância e a seriedade que deveria haver por trás do comando de uma área de qualidade. E não aquela palhaçada que até então tinham feito na empresa (mobilização, auditorias externas, consultores e auditores orientados ao menor custo e ao quebra galho para passar por auditorias externas, armações com organismos certificadores de baixo custo, etc ...).

Portanto, a opção é de quem paga: pagar pelo que presta ou pagar pelo que não presta. Só não vem reclamar depois da ineficiência e da inutilidade do que fizerem e do desperdício que cometeram ao seu comando, do sr. Decisor do investimento e da forma que determinou que fosse implementado.

*** Aliás este é outro aspecto impressionante: como é que uma diretoria que desconhece uma norma e está alheio aos mecanismos necessários para se fazer realizar um sistema de gestão da qualidade, contrata uma pessoa para ser o operacional braçal da área de qualidade e assume a direção do projeto e toma uma série de iniciativas toscas, incompletas e incoerentes, paga um zé mané de um consultor ou auditor para acertar sua documentação e espera passar por uma auditoria séria ??? Somente recorrendo aos organismos baratos que se prezam a aprovar este tipo de sistema, pois para eles é grana apenas e que se f... a empresa com seu sistema de gestão porcaria. A prostituição deste mercado começa pela Alta Administração, com seu jeitinho esperto de fazer as coisas baratas e meia boca para se dar bem, mais uma vez, agora, no seu sistema de gestão da qualidade. Lamentável ...

A responsabilidade final será sempre da alta administração, que no mínimo, terá aceitado tacitamente a barbaridade cometida em torno do tema Sistema de Gestão da Qualidade, quando na maioria das vezes, terá determinado que assim fosse conduzido o processo.

Não esquecer que a empresa deve ter pelo menos dois auditores internos e que um processo não pode se auditar (processos são auditados por pessoas; áreas não são auditadas e não auditam)

Adriano A. Barbosa

Auditor




(Participação no Fórum do Yahoo "FQE - Fórum Qualidade e Excêlencia")