Qual a melhor forma de controlar documentos em um sistema de gestão?

Muitos se perguntam...

...qual a melhor forma de controlar documentos em um sistema de gestão?..

E a resposta não poderia ser outra senão:

A forma que funciona para sua organização!

Para organizações de grande porte, que lidam com grandes volumes de informação, a solução pode vir vestida de "CEDOC"...

O CEDOC é o espaço, dentro da empresa, destinado ao gerenciamento e armazenamento da documentação. É nele que acontece a maior parte do fluxo de documentos: o recebimento, a guarda, organização, o arquivamento e a eliminação da documentação, facilitando a Gestão de Documentos e Arquivos.

Para quem tem porte grande, mas não tem espaço, o jeito pode ser o famoso GED;

A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos. ... Em linhas gerais, podemos descrever uma solução tecnológica de GED como um conjunto de módulos interligados que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma física ou digital.

Para organizações de médio porte, sintonizadas nas novidades tecnológicas, módulos específicos de "ERP" podem ser o ideal...

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, que significa Sistema Integrado de Gestão Empresarial. É um software corporativo capaz de controlar todas as informações de uma empresa, integrando dados, recursos e processos, de todas as áreas da empresa.

Das soluções altamente tecnológicas,  às que envolvem grandes aportes de investimento, até listas mestras modestas em editores de textos e planilhas eletrônicas,  o fato é:

1) o controle de documentos não se resume à números e datas de revisão coincidindo em qualquer tipo de lista... se o leiaute e as informações do documento ou formulário não forem funcionais para a prática à que se destinam, o documento não está realmente controlado...

2) "controle" não é unilateral... todos os usuários devem conhecer e respeitar as condições de controle para que este seja efetivo;

3) e por fim, conter a informação de forma legível não basta para que o documento cumpra seu papel; a informação - seja orientativa ou registro - deve ser inteligível, ou seja, deve comunicar aos interessados/destinatários de forma eficiente!

Resumindo:

A melhor forma de controlar documentos em um sistema de gestão é a que funciona para sua organização, ou seja, aquela que cumpre seu papel de suporte, de forma organizada e consistente!

BS 8888: a documentação e as especificações técnicas de produto

A BS 8888:2017 - Technical product documentation and specification é a última edição da documentação técnica e especificação de produto do Reino Unido, sendo essa a última versão que foi escrita para substituir a BS 308, a primeira norma de engenharia do mundo, publicada primeiramente em 1927. A BS 8888 é original do Reino Unido, mas é um documento tão útil que um número bem grande de outros países está adotando a norma, seguindo a liderança do Reino Unido e publicando normas nacionais semelhantes para ajudar as suas indústrias a trabalhar com um sistema normalizador.
Destina-se a engenheiros mecânicos, projetistas de engenharia e engenheiros de projeto no Reino Unido que estão trabalhando em empresas de engenharia e fabricação, particularmente em defesa, aeroespacial, automotivo, ferroviário, nuclear e outros setores de manufatura geral; consultores de projeto independentes ou agências de projeto que lidam com atividades de projeto e desenho; e os utilizadores da antiga norma nacional, a BS 308.

É uma norma nacional do Reino Unido para desenhos de engenharia e tolerância geométrica. Abrange todos os requisitos para a especificação técnica de produtos e seus componentes. Entre outras coisas, explica a forma como os desenhos de engenharia esboçam e apresentam essas especificações. Abrange toda a simbologia e informação que os engenheiros e projetistas precisam incluir em seus desenhos, sejam eles produzidos manualmente (2D) ou em 3D, criados usando sistemas CAD e modelagem 3D (projeto assistido por computador).

A norma também reúne, em um documento fácil de seguir, todos as normas internacionais necessárias para preparar as especificações técnicas do produto. O objetivo é ajudar a indústria do Reino Unido a passar mais completamente para um sistema ISO de especificação geométrica do produto. Como tal atua como um gateway - ou roteiro - para cerca de 200 normas ISO sobre documentação, especificação e verificação.
Finalmente, a partir de pesquisas de mercado conduzidas pelo BSI nos últimos anos, sabe-se que muitas organizações ainda estão usando a BS 308, que foi cancelada, pois acham que as novas normas ISO abrangidas pela BS 8888 são complexas demais para serem transferidas. A BS 8888, portanto, aborda a complexidade das normas ISO, tornando o material que os engenheiros precisam regularmente em um lugar só - tornando-se mais fácil acessar e fácil de usar.

Esta é sétima edição da BS 8888, que vem sendo atualizada com frequência, a fim de refletir o crescente número de normas internacionais que são atualizadas. Ela inclui as seguintes alterações: foi reestruturada para facilitar a localização de informações-chave e melhorar o fluxo de requisitos para refletir como eles serão usados por projetistas e engenheiros na prática. Mais informações foram incluídas na definição baseada em modelo, ou seja, o uso de modelos 3D e CAD (computer-aided design). Foram acrescidas informações adicionais sobre os requisitos de textura superficial e outras informações.

Atualmente, as instruções de trabalho e procedimentos operacionais mal elaborados, desenhos e planos imprecisos, equipamentos indevidamente montados, dispositivos de produção inadequados e estações de trabalho mal concebidas são apenas alguns exemplos que refletem o erro humano. Essa documentação mal escrita adiciona complicações que podem ser evitadas.
Em empresas, não é incomum encontrar componentes fabricados de acordo com instruções arcaicas, devido à lentidão para a informação correta chegar ao trabalhador. Má concepção nos projetos e má qualidade da documentação são as principais causas de ineficiências no processo de fabricação do produto, o que conduz diretamente a atrasos, reelaboração e variações, contribuindo para o aumento do prazo de implementação do projeto e o custo, tanto para o cliente como até mesmo para a sua empresa. Mas, a documentação adequada não está limitada apenas à papelada de engenharia, esse processo envolve todas as pessoas que trabalham na empresa.

Projetos de engenharia e documentação produzida têm uma grande influência sobre o desempenho global e a eficiência da produção. Projetistas devem fornecer os planos básicos para a representação das ideias e conceitos que fazem dos produtos uma realidade. No entanto, é a qualidade da documentação que determina quanto eficaz e eficiente, em longo prazo, será a produção.

Os projetos e a documentação inadequados afetam a eficiência dos processos de produção, o que pode causar atrasos, reelaboração e variações do produto, o que contribui para o aumento do tempo de projeto e custo do produto. No entanto, existem níveis, antes da fabricação ocorrer, que podem atrasar este processo ou mesmo levar a produção a um impasse.
Há uma série de documentos utilizados nas empresas. Por exemplo, a documentação de gestão inclui a programação, o suporte e os documentos de planejamento, documentos organizacionais e atas de reuniões. A documentação de garantia da qualidade incorpora as políticas de garantia de qualidade e os procedimentos, definições, regras, modelos e instruções definidas para apoiar a gestão com todos os documentos, para garantir que sejam constantemente preparados e mantidos para apoiar o ótimo desenvolvimento.

A documentação de engenharia envolve as especificações de engenharia, os projetos de engenharia, as ilustrações técnicas e são preparados para verificar o projeto. Estes documentos constituem a base para o desenvolvimento que é levado a cabo por empreiteiros, fornecedores e fabricantes. Os documentos de fabricação, montagem, testes e instalação devem ser preparados para apoiar e documentar o desenvolvimento e validação dos equipamentos, especialmente os que são desenvolvidos e manufaturados para a conclusão.

Com qualquer negócio, a documentação das operações financeiras - desde os depósitos até o fornecimento - deve ser apresentada. Manter um registro claro e devidamente documentado de recibos, faturas e despesas são importantes para os gastos comerciais e relatórios de receita. A última coisa que alguém quer fazer é misturar tudo e ficar em busca de gastos desaparecidos, por exemplo. Para as grandes empresas, a gestão se move através de receitas e despesas a um ritmo rápido. Ter um sistema de documentação bem desenvolvida poderia poupar tempo e problemas mais tarde.

A garantia de qualidade é um meio de evitar erros ou defeitos nos produtos manufaturados, e evitar problemas na entrega de produtos ou serviços aos clientes. A garantia da qualidade (QA - Quality Assurance) se aplica à pré-produção fisicamente completada, para verificar se o produto satisfaz as especificações e requisitos, e para a produção em massa, para verificar que uma parte das amostras cumpra o controle de qualidade específico. Garantia de Qualidade (QA) desempenha um papel fundamental nos projetos documentados de alto volume e garante que as normas sejam cumpridas, enquanto que as restrições de custo e tempo sejam mantidas, ou melhorem.
Grande parte da qualidade exigida é ditada pelo cliente ou pelas especificações do projeto dadas ao engenheiro. A documentação adequada é necessária para atender a essas especificações. Se as amostras são avaliadas com base em critérios definidos de forma incorreta no documento de especificação do produto, como consequência a validação da amostra será baseada em informações incorretas.

O que acontece quando o produto chega ao mercado e ele realmente não está em conformidade com os regulamentos? Isto é particularmente prejudicial para as empresas que fabricam produtos que podem direta ou indiretamente implicar na segurança pública. Em um cenário de menor caso, a empresa percebe o erro e retira o pedido antes de ocorrer algum evento. Mas, muitas vezes, um simples erro humano na documentação pode levar a empresa a uma crise.

Em recalls de produtos, que são implementados antes de qualquer acidente, geralmente substitui-se somente a parte com o componente com defeito. Mas, no pior dos casos, isto pode resultar na morte de uma pessoa e, nesse caso, substituir o componente seria a menor das preocupações para a empresa. A garantia de qualidade é o passo final antes que os produtos possam chegar ao mercado, e se a validação não é correta as consequências podem ser enormes. Esta é a fase final, onde pode ser percebido um erro humano no caminho desde o projeto até a fabricação, na verificação das normas e especificações do produto.

O projeto e a engenharia dos projetos são processos complexos e desafiadores e o sucesso depende em grande parte da boa comunicação entre os membros da equipe de projeto e de engenharia. Um bom projeto é eficaz quando serve o seu propósito e é produzido dentro de um orçamento desejado, com as limitações de tempo e com segurança. Para comunicar de maneira efetiva o projeto para o pessoal da manufatura é necessário um documento que defina claramente e de forma detalhada como produzir o produto de forma eficaz e sem inconvenientes.

A comunicação da documentação de projetos atuais, por exemplo, envolve geralmente um desenho criado em 2D ou 3D, que mostra a estrutura física, em conjunto com as especificações que mostram o processo de produção e de instalação. Ocorrem problemas quando as informações necessárias faltam nos desenhos de projeto; há informação incompleta das especificações, ocorrem discrepâncias entre o desenho do projeto e os detalhes, ou entre o projeto e as especificações; e os métodos de produção não possíveis e a fabricação requer o uso de soluções alternativas.

Na fabricação é onde projeto e a engenharia alcançam um ponto de manufatura. O produto foi projetado de acordo com as especificações do cliente e está pronto para o desenvolvimento. A manufatura requer informações importantes antes de começar a fabricação. Normalmente, são necessários documentos incluindo a especificação do projeto, métodos de manufatura e requisitos de tolerância estabelecidos que os fabricantes também precisam respeitar.

A documentação de fabricação deve transmitir completamente a informação e o projeto dos engenheiros aos empregados da produção, sem que tenham que fazer muitas perguntas sobre o projeto. Se a informação não é transmitida com precisão, o produto pode ser desenvolvido com as dimensões erradas, fora dos requisitos de tolerância, e como resultado a produção de um componente que não esteja em conformidade com as regras e regulamentos. No fim, pode-se dizer que a documentação é fundamental para qualquer empresa e seus efeitos nefastos quando mal elaborados podem causar um tempo grave de inatividade ou grandes encargos financeiros.

FONTE: Target

Descarte Correto de Medicamentos: Questão de Cidadania

Cidadania é a prática dos direitos e deveres de um(a) indivíduo (pessoa) em um Estado, de forma que os direitos e deveres de um cidadão devem andar sempre juntos...

Já diziam os mais experientes: 

O direito de cada um termina onde

começa o do próximo...

Uma vez que o direito de um cidadão implica necessariamente em uma obrigação de outro cidadão, este ciclo acaba por envolver todo o conjunto de direitos, meios, recursos e práticas que dá à pessoa a possibilidade de participar ativamente da vida e do governo de seu povo.

Neste aspecto, muito se tem falado em sustentabilidade e no papel das indústrias na preservação dos recursos naturais; Mas e o cidadão comum?

Cada um de nós podemos colaborar de alguma forma, em nosso dia-à-dia?

Sim, é claro que podemos!

Ao pouparmos recursos naturais, como água e energia elétrica;

Ao reduzirmos, reutilizarmos e reciclarmos materiais de consumo, como embalagens, papéis, copos e garrafas plásticas e vidro e metal no geral;

E também ao evitarmos a POLUIÇÃO!

Por poluição, entende-se a introdução pelo homem, direta ou indiretamente, de substâncias ou energia no ambiente, provocando um efeito negativo no seu equilíbrio, causando assim danos à saúde humana, aos seres vivos e aos ecossistemas.

E aqui iniciamos nosso tema, que apesar de corriqueiro, pode ter alto impacto no meio ambiente:

 

Como descartar medicamentos corretamente?

Sabe aquele medicamento que você usa para melhorar um sintoma ou até mesmo para salvar vidas? Ele pode ser prejudicial a outras pessoas e até mesmo ao meio-ambiente se não for descartado de forma adequada.

Restos de medicações sem o destino correto podem ocasionar, por exemplo, o uso inadvertido por outras pessoas resultando em reações adversas graves e intoxicações. De acordo com o Sistema Nacional de Informações Tóxico-Farmacológicas, o Sinitox, os medicamentos ocupam o primeiro lugar entre os agentes causadores de intoxicações desde 1996.

Além disso, o meio ambiente é agredido com a contaminação da água, do solo e dos animais. O descarte de medicamentos pelo esgoto e pelo lixo comum faz com que as substâncias químicas contidas nos medicamentos cheguem aos rios e córregos, podendo contaminar a água que bebemos.

 

A ideia de adotar a logística reversa em diversas cadeias produtivas ganhou força em 2010, com a Política Nacional de Resíduos Sólidos (PNRS — Lei 12.305/2010). Ela obriga a implantação para setores como o de agrotóxicos, pilhas e baterias e pneus. Para produtos não citados na lei, como é o caso dos medicamentos, a PNRS determinou que o sistema fosse estabelecido por regulamento ou em acordos setoriais e termos de compromisso entre o poder público e as empresas.

Mas, na falta de uma lei nacional, o que o

consumidor pode fazer?

Sem uma lei nacional que obrigue o comércio a recolher os medicamentos vencidos, a figura abaixo mostra algumas boas práticas que o consumidor pode adotar para lidar com os medicamentos sem uso da farmacinha de casa:

Além disso, diversos estabelecimentos estão fazendo sua parte e disponibilizaram pontos para coleta, como estes abaixo mencionados no Blog Ecomedicamentos:

• Droga Raia
• Drogaria São Paulo
• Drogaria Carrefour
• Drogaria Coop
• Hipermecado Extra
• Supermercado Pão De Açucar
• Unidades Básicas de Saúde (UBS)

IMPORTANTE: Antes de se dirigir à uma unidade do estabelecimento mencionado, clique aqui para mais informações sobre unidades participantes, endereços e meios contato.

Referências:

http://ecomedicamentos.com.br

http://www.pereirabarreto.sp.gov.br

http://www.pfizer.com.br

http://sinitox.icict.fiocruz.br

https://pt.wikipedia.org

O mundo em números (referência Julho/2016)

 

Fonte: Youtube - Collection Videos

Você sabe como expressar o Número de Euler no Excel?

Na matemática, o número de Euler, denominado em homenagem ao matemático suíço Leonhard Euler, é a base dos logaritmos naturais. As variantes do nome do número incluem: número de Napier, número de Neper, constante de Néper, número neperiano, constante matemática, número exponencial etc.

Para expressar este número em uma planilha eletrônica de cálculo, como por exemplo o MSExcel, basta inserir a ´seguinte função na célula:

=EXP(1)

Esta função retorna o número "e" elevado à potência do número entre parênteses.

Síntaxe:

EXP(número)

A sintaxe da função EXP tem os seguintes argumentos:

• Núm    Obrigatório. O expoente aplicado à base "e".
  

Assim,  colocar o valor de potenciação igual à hum, retorna o próprio valor da famosa constante "e", que é igual a aproximadamente 2,71828182845904, a base do logaritmo natural.

Referências:

Wikipedia

Microsoft Office

Fábio Carvalho possui vivência de mais de dez anos implementando, coordenando e auditando Sistemas de Gestão da Qualidade e Ambiental.

Você sabe como expressar o Número de Euler no Excel? de Fábio Carvalho está licenciado com uma Licença Creative Commons - Atribuição-NãoComercial-CompartilhaIgual 4.0 Internacional.

 

O que muda com a reforma ministerial

Muito se fala sobre a atual crise financeira/política vivida em nosso país; Dentre várias ações de contenção, o governo federal pediu a compreensão e colaboração do povo brasileiro, no sentido de assumir novos impostos e absorver custos que vem aumentando substancialmente, como o da energia elétrica e do serviço de abastecimento de água (estes bastante sentidos no Sudeste devido à seca).

Bem, agora chegou a vez do governo federal fazer também sua parte na contenção de custos; A presidente Dilma Rousseff anunciou na manhã desta sexta-feira (02 de outubro) as mudanças ministeriais. Prometida no mês passado pelo governo, a reforma administrativa reduziu de 39 para 31 o número de ministérios. 

Além de anunciar a reestruturação, a presidente apresentou o plano de enxugamento de despesas da União, com a revisão de contratos de várias áreas.

Vejamos em linhas gerais o que muda com a reforma ministerial:

Fonte: Último segundo: Política - Portal IG

O Avião que Quase Caiu por um Erro de Conversão de Unidades: Sistema Imperial - SI

O Voo Air Canada 143, também conhecido como Planador de Gimli, foi um voo de uma aeronave da Air Canada que se envolveu num bizarro acidente aéreo.

Em 23 de julho de 1983,um jato Boeing 767-200, cumprindo o voo 143da Air Canada, ficou totalmente sem combustível a 41 mil pés de altitude (12 500 metros), aproximadamente na metade do caminho entre Montreal e Edmonton. 

A tripulação conseguiu pousar o avião em segurança no Aeroparque Industrial de Gimli, uma antiga base aérea em Gimli, Manitoba. 

A subsequente investigação revelou falhas administrativas e uma corrente de erros humanos que, combinados, resultaram no acidente. 

E, principalmente, a quantidade de combustível foi mal calculada, devido à recente substituição do sistema imperial pelo sistema internacional de unidades. 

O avião deveria ter sido abastecido com 22.300 kg de combustível, mas apenas recebeu 22.300 libras, menos da metade.

Fonte: Wikipedia 

 

Fiocruz busca validar o método alternativo HET-CAM ao uso de animais em pesquisa

publicado em: 28/05/2015 Geral

Um ovo de galinha embrionado tem parte de sua casca retirada para se expor uma membrana interna conhecida como corioalantoide. Nela, os técnicos podem realizar estudos que simulem os efeitos vasculares semelhantes aos que ocorrem no olho humano, quando exposto a xampus e colírios, permitindo defini-los como irritantes ou não.

Foto: freedigitalphoto

Fato comum nos EUA, Canadá, Japão e em vários países da Europa, a validação de métodos alternativos ao uso de animais nunca ocorreu na América Latina. Contudo, uma iniciativa do Instituto Nacional de Controle de Qualidade em Saúde (INCQS) da Fiocruz pretende, de forma inédita no continente latino, fazer reconhecer um ensaio alternativo sob o ponto de vista legal e regulatório. “Nossa intenção é validar e, mais que isso, aprender a validar para futuramente podermos trabalhar com outras metodologias ainda inéditas”, explica o biólogo Octávio Presgrave, coordenador do Centro Brasileiro de Validação de Métodos Alternativos (BraCVAM), criado pelo e situado no INCQS.

A metodologia a ser validada chama-se HET-CAM. Um ovo de galinha embrionado tem parte de sua casca retirada para se expor uma membrana interna conhecida como corioalantoide. Nela, os técnicos podem realizar estudos que simulem os efeitos vasculares semelhantes aos que ocorrem no olho humano, quando exposto a xampus e colírios, permitindo defini-los como irritantes ou não. O HET-CAM, caso validado, deverá compor uma bateria com outros testes que, juntos, visam substituir o atual uso de coelhos – se o teste com esses animais é único; sua alternativa exige a composição entre várias etapas, sendo o HET-CAM apenas uma delas. Presgrave diz se tratar de um método relativamente simples: “optamos por essa simplicidade por ser nossa primeira vez; assim poderemos partir com mais segurança para outros mais complexos no futuro”, diz.

A validação de métodos alternativos costuma ser bastante cara é só ocorre agora devido à importante ajuda do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação (MCTI) por meio de sua Rede Nacional de Métodos Alternativos (Renama) e do CNPq. Contudo, uma vez efetuada, o novo ensaio pode representar uma grande economia. “No caso do HET-CAM, por exemplo, ela pode chegar a ser de até 70%, pois o manuseio de coelhos é mais dispendioso”, contabiliza Presgrave.

O estudo de validação está seguindo a seguinte ordem: primeiramente, nos dias 21 e 22 de maio, aconteceu uma reunião, na Fiocruz, entre os coordenadores e os institutos que efetuarão os ensaios – são eles o EVIC da França, a USP de Ribeirão Preto e a Universidade Federal de Goiás. “Por ser do grupo gestor, o INCQS não poderá atuar no laboratório”, explica Presgrave. A seguir, ainda reunidos na Fiocruz, entre os dias 23 e 27 de maio, o EVIC, escolhido como laboratório líder, estabelece o protocolo a ser seguido pelos outros participantes. Depois, cada instituto fará o ensaio em suas próprias dependências. Por fim, em data ainda a ser definida, os resultados serão reunidos e, a partir análises estatísticas comparativas, a metodologia poderá ser ou não validada. Para conduzir todo o processo, foi convocado um dos maiores e mais experientes especialistas no mundo em métodos alternativos e suas validações: o bioquímico Thomas Hartung, ex-diretor do Centro Europeu de Validação de Métodos Alternativos (ECVAM) e atualmente professor da Universidade John Hopkins, nos EUA.

Em caso de sucesso, o método alternativo poderá então ser regulamentado, ensinado e empregado rotineiramente. “Queremos colocar o Brasil no cenário mundial de validação, pois até aqui, os métodos precisavam ser validados lá fora para só então nós os reconhecermos. Pela primeira vez, isso poderá seguir um caminho contrário”, finaliza Presgrave.

Publicado originalmente em LABNetwork

Acessado originalmente em 04/06/2015 - 10:20, Horário de Brasília

Conselhos Financeiros

A leitura como forma de bonificação

Não é novidade que o ato de ler, por si só, já representa crescimento pessoal e acúmulo de conhecimento.

A empresa Alphagrafics, com sede em São Paulo, para estimular o hábito da leitura e, sobretudo, para desenvolver a habilidade de expressar ideias, lançou o Programa de Incentivo à Leitura para os colaboradores de sua sede franqueadora e unidade CENU, onde além da oportunidade de apresentar os principais conceitos e conhecimentos adquiridos aos colegas, o colaborador poderá receber em dinheiro uma bonificação de R$ 100,00 por livro lido, cuja apresentação seja aprovada pelos colegas. Realizando 12 apresentações (todas também aprovadas pelo time) o colaborador receberá um prêmio adicional de R$ 600,00, somando até R$ 1800,00 de bonificação.

O tema dos livros deve estar relacionado à negócios e os títulos, preferencialmente, best-sellers. Todos os colaboradores da AlphaGraphics têm acesso à biblioteca interna com mais de 140 livros de negócios disponíveis, como "A Loja de Tudo", "O Verdadeiro Poder", "O 8º Hábito - da Eficácia à Grandeza" e "Startup Enxuta", entre outros.

Mais do que uma oportunidade de complementar a renda, trata-se de uma oportunidade de expandir a mente e desenvolver habilidades estratégicas, oportunidade esta oferecida à todos, do office-boy ao presidente.

Deixo aqui minhas congratulações à Alphagrafics pela visão social e estratégica adotada no programa; e boa sorte aos colaboradores que, aderindo ao programa, poderão adquirir novas perspectivas e desenvolver-se profissionalmente.

Fonte: ABIGRAF Regional São Paulo

Fábio Carvalho possui vivência de mais de dez anos implementando, coordenando e auditando Sistemas de Gestão da Qualidade e Ambiental.