5 Tipos de Membros de Equipe

 

Facilities Management

O gerenciamento de instalações (ou Facilities Management) pode ser definido como as ferramentas e serviços que dão suporte à funcionalidade, segurança e sustentabilidade de edifícios, terrenos, infraestrutura e imóveis. O gerenciamento de instalações inclui: Gerenciamento de arrendamento, incluindo administração e contabilidade de arrendamento. Planejamento e gerenciamento de projetos de capital.

As áreas mais comuns abrangidas são:

MANUTENÇÃO

O gerenciamento de instalações (ou Facilities Management) garante que as manutenções corretivas ou preventivas estejam dentro da rotina da empresa, garantindo o pleno funcionamento do maquinário, dos escritórios e de toda a infraestrutura elétrica e hidráulica da companhia. 

SEGURANÇA

Além de promover a integridade física da infraestrutura da empresa, como também zela pela tranquilidade dos colaboradores. 

Recentemente, passou a incluir a gestão de dados conforme Lei 13709/2018 (a LGPD) assegurando que as informações dos clientes estejam seguras, tendendo a ganhar mais destaque na Gestão de Facilities.

LIMPEZA

De forma à assegurar um ambiente adequado para a operacionalização dos processos e boas condições de trabalho aos colaboradores e de permanência aos usuários. Favorece também a manutenção de equipamentos e infraestrutura.

De acordo com a definição ISO:

“Facility Management (FM) é uma função organizacional que integra pessoas, lugares e processos dentro do ambiente construído com o objetivo de melhorar a qualidade de vida das pessoas e a produtividade do negócio principal.“

Desta forma capacita a organização para trabalhar com foco em seu core business ao criar ambientes funcionais que promovem a integração das pessoas, dos processos e das tecnologias dentro das empresas.

Fábio Carvalho

possui vivência de mais de vinte anos implementando, coordenando e auditando Sistemas de Gestão da Qualidade, Ambiental, Saúde e Empresarial.

Os Três Pilares da Boa Estratégia

É fácil observar que objetivos exigem estratégias e que as estratégias a serem formuladas determinarão a necessidade de uma série de ações racionais e coordenadas para que atinja o resultado desejado.

Marcos históricos das melhores práticas em Governança e Gestão de Riscos Corporativos

 

• 1903: Fundado, na Inglaterra, o Institute of Directors (IOD).

• 1916: Fundado o Conference Board.

• 1977: Fundada, nos EUA, a NACD - National Association of Corporate Directors.

• 1992: a ideia de gestão de riscos corporativos volta a ganhar foco, quando o Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission – COSO publica o guia Internal Control - integrated framework (COSO-IC ou COSO I).

• 1992: The Cadbury Report – o primeiro de todos os códigos sobre Governança Corporativa. As práticas de Governança Corporativa recomendadas influenciaram efetivamente a alta gestão das corporações no Reino Unido e serviram de base para posições semelhantes em outros países, como Canadá, Estados Unidos, França e Austrália.

• 1995: esforço conjunto das entidades padronizadoras Standards Australia e Standards New Zealand resulta na publicação do primeiro modelo padrão oficial para a gestão de riscos, a norma técnica Risk Management Standard, AS/NZS 4360:1995. Normas técnicas assemelhadas logo são publicadas também no Canadá, no Reino Unido e outros países.

• 1995: Fundado no Brasil o IBCA - Instituto Brasileiro de Conselheiros de Administração, que depois passou a

ser chamado de Instituto Brasileiro de Governança Corporativa. Iniciativa de Bengt Halqvist e João Bosco Lloyd, acompanhados

de um grupo de “sócio fundadores”.

• 1997: The Hempel Report – a primeira revisão do Cadbury.

• de 1976 a 1997: As Leis das SA’s brasileiras estabelecem que o Conselho de Administração só é obrigatório nas

Sociedades Anônimas Abertas de Capital Aberto e nas de Capital Autorizado. No entanto, milhares de sociedades de outro tipo, como as SA’s fechadas e as Limitadas, têm conselhos mais ou menos atuantes, usados como instrumentos de Governança.

• 2001: colapso da empresa Enron revela um esquema gigantesco de manipulação de

balanços, ocultação de dívidas, lucros artificialmente inflados e falhas de auditorias.

• 2004: o COSO publicou o Enterprise Risk Management - integrated framework (COSO￾ERM ou COSO II), modelo de referência que estendeu o COSO I, tendo como foco a gestão de riscos corporativos (COSO, 2004).

• 2009: é publicada a norma técnica ISO 31000 Risk management – Principles and

guidelines.

• 2013: é lançado o COSO III uma versão atualizada que permitirá às empresas

desenvolver e manter sistemas de controle eficazes e eficientes papel interno no processo de adaptação às mudanças.

• 2016: Publicada a Instrução Normativa Conjunta IN nº 01 de 10 de maio de 2016, do Ministério do Planejamento (MP) e Controladoria Geral da União (CGU), dispõe sobre controles internos, gestão de riscos e governança no âmbito do Poder Executivo Federal.

• 2017: houve o lançamento da nova edição COSO ERM -Integrating with Strategy and Performance.

• 2018: foi atualizada a ISO 31000 que fora originalmente publicada em 2009. A nova versão foi publicada em fevereiro de 2018. No entanto, a finalidade da ISO 31000 permanece a mesma – integrando a gestão do risco em um ambiente estratégico e operacional sistema de gestão. A versão 2018 é muito semelhante à versão original.

Termos e Definições: Governança Corporativa

 

 

Conforme IBGC (Instituto Brasileiro de Governança Corporativa):

“Governança Corporativa é o sistema pelo qual as sociedades são dirigidas e monitoradas, envolvendo os relacionamentos entre acionistas-cotistas, conselho de administração, diretoria, auditoria independente e conselho fiscal.

As boas práticas de governança corporativa têm a finalidade de aumentar o valor
da sociedade, facilitar seu acesso ao capital e contribuir para a sua perenidade”

Saiba mais em: www.ibgc.org.br

BPM: Gerenciamento de processos de negócio

O Gerenciamento de Processos de Negócio (em inglês Business Process Management ou BPM) é um conceito que une gestão de negócios e tecnologia da informação com foco na otimização dos resultados das organizações por meio da melhoria dos processos de negócio.

O termo 'processos operacionais' se refere aos processos de rotina (repetitivos) desempenhados pelas organizações no seu dia-a-dia, ao contrário de 'processos de decisão estratégica', os quais são desempenhados pela alta direção. O BPM difere da remodelagem de processos de negócio, uma abordagem sobre gestão bem popular na década de 90, cujo enfoque não eram as alterações revolucionárias nos processos de negócio, mas a sua melhoria contínua.

Adicionalmente, as ferramentas denominadas sistemas de gestão de processos do negócio (sistemas BPM) monitoram o andamento dos processos de uma forma rápida e barata. Dessa forma, os gestores podem analisar e alterar processos baseados em dados reais e não apenas por intuição.

A alta direção da empresa pode enxergar, por exemplo, onde estão os gargalos, quem está atrasando (e o quanto está atrasando) determinada tarefa, com que frequência isso ocorre, o percentual de processos concluídos e em andamento, entre outros. Como conseqüência, fatores cruciais para o bom desempenho da organização podem ser analisados com extrema facilidade e rapidez o que geralmente não ocorre com outras ferramentas que não o BPM. 

Fonte: Wikipedia

 

Para saber mais, assista ao vídeo:

5 principais desafios do setor da qualidade e como superá-los

Você sabe quais são os principais desafios do setor de qualidade? Compreendê-los ajuda na estruturação de uma estratégia mais eficiente para garantir uma entrega satisfatória ao cliente e fidelizar consumidores.

Neste artigo, vamos explicar como é possível fazer uma melhor gestão da qualidade na organização e listar os principais desafios geralmente enfrentados pelo departamento. Em seguida, vamos abordar técnicas e ferramentas para alcançar resultados satisfatórios. Ficou interessado? Então continue a leitura!

Entenda a importância do setor de qualidade para a empresa

Afinal, como é possível definir a qualidade de um produto ou serviço entregue por uma empresa? O principal critério para isso é o valor percebido pelo cliente.

Isso quer dizer que, para uma empresa se desenvolver e ter vantagem competitiva sobre os seus concorrentes, não basta focar apenas no produto ou no serviço, tampouco no mercado em si; deve-se dar atenção aos detalhes que serão diferenciais para o consumidor, ao ponto de que ele, inclusive, se disponha a pagar um valor mais alto para consumir o que a sua empresa produz.

Há inúmeros fatores que influenciam essa percepção no cliente: o atendimento, o design do produto, a experiência do consumidor no ponto de venda, entre muitos outros. Por isso, é necessária uma integração de todos os setores da empresa, de modo que eles operem com o mesmo objetivo: promover a qualidade na entrega final.

Para isso, a empresa enfrenta uma série de desafios. Abaixo, listamos alguns deles. Continue a leitura!

Saiba quais são os desafios do setor de qualidade

Promover a qualidade na companhia é um desafio maior do que parece. Abaixo, explicamos quais são as principais dificuldades que o setor encontra dentro da organização. Confira!

1. Engajamento dos colaboradores

Garantir o empenho de todos os funcionários da empresa é um dos principais desafios do setor de qualidade. Por isso, além de recrutar profissionais que tenham filosofias de trabalho próximas às da cultura organizacional da empresa, é preciso um grande esforço da equipe de RH para promover ações que motivem os funcionários a se engajarem na mesma causa.

2. Promover melhoria dos processos internos

Um fator determinante para a garantia da qualidade na empresa é a estrutura dos processos internos. Muitas falhas ocorrem devido a erros operacionais que não passaram por conferência prévia.

Por isso, é importante que os setores se reúnam e testem formatos capazes de reduzir a incidência de erros.

3. Alinhar os diferentes setores da empresa

Conforme explicamos anteriormente no texto, todos os departamentos da companhia devem estar integrados para garantir a qualidade na entrega. Por isso, é importante que o gestor da divisão se reúna com os demais diretores e supervisores da empresa, de modo a estruturar processos eficientes e manter todos os departamentos alinhados.

4. Inserir novos colaboradores

Outro desafio do setor de qualidade é a adaptação de novos colaboradores à rotina da empresa. É preciso que o funcionário receba um treinamento adequado para se ambientar aos processos internos.

5. Monitorar os processos de forma eficiente

Por integrar todos os setores da empresa, a gestão e o monitoramento dos processos que visam a qualidade da entrega podem ser bastante complexos. Por isso, além de reuniões pontuais com os gestores, é preciso utilizar técnicas e ferramentas que possam proporcionar um bom acompanhamento das operações.

Abaixo, vamos listar quais são os recursos que o setor de qualidade pode utilizar para garantir o bom desempenho das atividades e uma entrega satisfatória ao cliente. Continue a leitura para saber mais!

Veja as principais ferramentas para gestão da qualidade

As ferramentas de gestão de qualidade são técnicas que auxiliam no desenvolvimento de processos, de modo que seja possível produzir com maior eficiência. Confira abaixo algumas boas práticas de gestão da qualidade!

Fluxograma

O fluxograma aponta todas as etapas do processo e sua aparência é semelhante a de um diagrama. Ele ajuda a identificar os responsáveis por cada etapa e determina quais são os próximos passos a tomar. Dessa forma, é possível visualizar de forma sistemática todo o processo operacional, o que garante o cumprimento de todas as fases de produção.

Diagrama de Pareto

O Diagrama de Pareto permite visualizar a distribuição dos elementos e a organizá-los de acordo com a frequência em que eles ocorrem. É utilizado para determinar prioridades e, assim, encontrar a origem de possíveis problemas. Dessa forma, é possível direcionar os esforços para encontrar uma solução para tais falhas.

Diagrama de Ishikawa

Também conhecida por “Espinha de Peixe”, essa ferramenta é composta por uma linha horizontal que exibe o principal problema em questão e ramos laterias que identificam as causas do problema. Esse método permite uma visualização simples e objetiva das falhas que ocorrem na empresa, o que facilita na elaboração de uma solução.

Confira dicas para garantir a qualidade da entrega

Há uma série de maneiras de garantir a qualidade dos produtos ou serviços ofertados pela organização. Entenda!

Defina os KPIs certos

Estabelecer os KPIs (Key Performance Indicatores, ou Indicadores-Chave de Desempenho, em português) é fundamental para o acompanhamento do desempenho da empresa. No setor de qualidade, costuma-se utilizar os seguintes indicadores:

• indicador de produtividade;
• indicador de satisfação e fidelidade do cliente;
• indicador de valor;
• indicador de atendimento;
• indicador de segurança.

Tais dados auxiliam no monitoramento da gestão da qualidade e ajudam a estruturar processos de maneira mais eficiente, objetivando garantir uma entrega satisfatória.

Ouça os seus consumidores

Conforme mencionamos, a satisfação do cliente é um dos principais indicativos de qualidade. Por isso, é fundamental coletar opiniões dos seus consumidores, de modo a apontar o que pode ser aperfeiçoado, descartado ou mantido.

Crie e teste protótipos

Uma boa forma de garantir a qualidade é criando modelos do produto ou serviço e testando-os internamente antes de lançar ao público. Ainda, pode-se oferecer uma amostra a uma pequena parcela de consumidores, para que eles próprios possam avaliar e trazer considerações para a empresa.

Identificar as principais dificuldades é a primeira etapa para que a empresa possa vencer os desafios do setor de qualidade. Por isso, é importante que a organização implemente processos de gestão que permitam um acompanhamento holístico de todas as operações da empresa.

Publicado originalmente por FNQ;

Acessado em 28/01/2020, às 6h30 - horário de Brasília 

Qual a melhor forma de controlar documentos em um sistema de gestão?

Muitos se perguntam...

...qual a melhor forma de controlar documentos em um sistema de gestão?..

E a resposta não poderia ser outra senão:

A forma que funciona para sua organização!

Para organizações de grande porte, que lidam com grandes volumes de informação, a solução pode vir vestida de "CEDOC"...

O CEDOC é o espaço, dentro da empresa, destinado ao gerenciamento e armazenamento da documentação. É nele que acontece a maior parte do fluxo de documentos: o recebimento, a guarda, organização, o arquivamento e a eliminação da documentação, facilitando a Gestão de Documentos e Arquivos.

Para quem tem porte grande, mas não tem espaço, o jeito pode ser o famoso GED;

A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos. ... Em linhas gerais, podemos descrever uma solução tecnológica de GED como um conjunto de módulos interligados que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma física ou digital.

Para organizações de médio porte, sintonizadas nas novidades tecnológicas, módulos específicos de "ERP" podem ser o ideal...

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, que significa Sistema Integrado de Gestão Empresarial. É um software corporativo capaz de controlar todas as informações de uma empresa, integrando dados, recursos e processos, de todas as áreas da empresa.

Das soluções altamente tecnológicas,  às que envolvem grandes aportes de investimento, até listas mestras modestas em editores de textos e planilhas eletrônicas,  o fato é:

1) o controle de documentos não se resume à números e datas de revisão coincidindo em qualquer tipo de lista... se o leiaute e as informações do documento ou formulário não forem funcionais para a prática à que se destinam, o documento não está realmente controlado...

2) "controle" não é unilateral... todos os usuários devem conhecer e respeitar as condições de controle para que este seja efetivo;

3) e por fim, conter a informação de forma legível não basta para que o documento cumpra seu papel; a informação - seja orientativa ou registro - deve ser inteligível, ou seja, deve comunicar aos interessados/destinatários de forma eficiente!

Resumindo:

A melhor forma de controlar documentos em um sistema de gestão é a que funciona para sua organização, ou seja, aquela que cumpre seu papel de suporte, de forma organizada e consistente!

A importância da Cultura Organizacional

Auditoria Interna: bom para a empresa e bom para o colaborador

O processo de auditoria interna nada mais do que um processo sistêmico para verificar o grau de aderência das atividades avaliadas ao disposto nos requisitos da norma de referência.

Ou simplesmente...

checar se estamos fazendo corretamente aquilo que foi planejado

Este processo é fundamental para assegurar que um sistema de gestão, seja qual for o tema (Qualidade, Meio Ambiente, Saúde e Segurança do Trabalho, Segurança da Informação, etc.) continue operando em conformidade com as diretrizes estabelecidas e não apenas alcance os resultados desejados, mas também melhore continuamente seu desempenho.

O colaborador que tem a possibilidade de ser treinado e atuar como auditor interno ganha vantagens como:

• Visão mais ampla sobre a empresa na qual trabalha
• Visão e compreensão mais amplas sobre as rotinas de outros departamentos e como estas rotinas se complementam para alcançar os resultados planejados
• Competência técnica adquirida que agrega valor ao currículo do profissional
• Aguçamento da percepção e expansão de sua visão holística
• Desenvolvimento de habilidades interpessoais e técnico-administrativas

O treinamento e participação em auditorias internas costuma ser, inclusive, o passo inicial para uma promoção ou mudança de área, para quem se interessa pela área de gestão.

A empresa, é claro, pode contar com o trabalho de pessoal confiável e já inserido em seu contexto.

Mas gestor, cuidado ao selecionar seus auditores internos, para trazer desconforto à ambas às partes!

Antes de mais nada, para se tornar um bom auditor interno, o candidato deve possuir algumas características ou ser capaz/estar disposto à desenvolver algumas competências

Comportamento pessoal

• ético, isto é, justo, verdadeiro, sincero, honesto e discreto;
• mente aberta, isto é, disposto a considerar ideias ou pontos de vista alternativos;
• diplomático, isto é, com tato para lidar com as pessoas;
• observador, isto é, estar atento à circunvizinhança e às atividades físicas;
• perceptivo, isto é, estar consciente e ser capaz de entender situações;
• versátil, isto é, ser capaz de prontamente se adaptar a diferentes situações;
• tenaz, isto é, persistente, focado em alcançar objetivos;
• decisivo, isto é, ser capaz de chegar a conclusões em tempo hábil, baseado em razões lógicas e análise;
• autoconfiante, isto é, ser capaz de agir e atuar independentemente, enquanto interage de forma eficaz com outros;
• agir com firmeza, isto é, ser capaz de atuar de forma ética e responsável, mesmo quando essas ações possam não ser sempre populares e possam algumas vezes resultar em desacordo ou confronto;
• aberto a melhorias, isto é, aprender a partir das situações e esforçar-se para obter melhores resultados da auditoria;
• sensibilidade cultural, isto é, observar e respeitar a cultura do auditado;
• colaborativo, isto é, interagir de forma eficaz com outros, incluindo, os membros da equipe auditora e o pessoal do auditado.

Conhecimentos e habilidades

(podem ser adquiridos e/ou desenvolvidos em treinamentos e através da experiência)

• aplicar princípios, procedimentos e métodos de auditoria;
• planejar e organizar o trabalho com eficácia;
• realizar a auditoria dentro da programação acordada;
• priorizar e enfocar os assuntos de importância;
• coletar informações através de entrevistas eficazes, escuta, observação e análise crítica de documentos, registros e dados;
• entender e considerar opiniões de especialistas;
• entender a conveniência e consequências de usar técnicas de amostragem para auditar;
• verificar a relevância e a precisão das informações coletadas;
• confirmar a suficiência e conveniência da evidência de auditoria para apoiar as constatações e conclusões da auditoria;
• avaliar aqueles fatores que possam afetar a confiabilidade das constatações e conclusões da auditoria;
• usar documentos de trabalho para registrar atividades de auditoria;
• documentar as constatações de auditoria e preparar os relatórios de auditoria apropriados;
• manter a confidencialidade e a segurança da informação, dados, documentos e registros;
• comunicar-se com eficácia, de forma oral e por escrito (tanto pessoalmente quanto pelo uso de interpretes e tradutores);
• entender os tipos de riscos associados com auditoria;
• normas do sistema de gestão ou outros documentos usados como critério de auditoria;
• a aplicação de normas do sistema de gestão pelo auditado e outras organizações, conforme apropriado;
• interação entre os componentes do sistema de gestão;
• reconhecimento da hierarquia dos documentos de referência;
• aplicação de documentos de referência a diferentes situações de auditoria.
• aspectos culturais e sociais do auditado;
• leis e regulamentações e as agências que governam; e
• terminologia legal básica; entre outros.

 Referência: ISO 19011:2012 - Diretrizes para Auditorias de Sistemas de Gestão

Fábio Carvalho possui vivência de mais de dez anos implementando, coordenando e auditando Sistemas de Gestão da Qualidade e Ambiental.

Auditoria Interna: bom para a empresa e bom para o colaborador de Fábio Carvalho está licenciado com uma Licença Creative Commons - Atribuição-NãoComercial-CompartilhaIgual 4.0 Internacional.