As quatro funções administrativas: planejar, organizar, dirigir e controlar

Administrar uma organização significa assumir responsabilidade pela realização dos resultados e pela utilização correta dos recursos disponíveis. Ora, para assumir racionalmente essa responsabilidade é preciso:

1. Definir precisamente os resultados desejados, isto é, planejar;

2. Ordenar os recursos necessários à execução do trabalho, isto é, organizar;

3. Comunicar todas as informações e diretrizes necessárias e coordenar a execução do trabalho, influenciando de modo positivo o comportamento das pessoas, isto é, dirigir;

4. Acompanhar a evolução das atividades, verificando os resultados obtidos e os recursos usados, providenciando as correções necessárias para assegurar a realização dos objetivos, isto é, controlar.

Podemos resumir isso no diagrama da figura 1:

Todos os administradores devem desempenhar essas quatro funções. Como elas são indispensáveis, podemos conceituar administrador como uma pessoa que planeja, organiza, dirige e controla as atividades de uma organização.

Notem que o conceito de administração é amplo, pois todos indivíduos que possuem alguma responsabilidade por resultados de organizações devem ser considerados administradores. Isso é muito importante, pois conscientizar os colaboradores de suas funções administrativas contribui para seu desempenho e também para sua auto-estima. Percebendo a importância de suas contribuições e dominando os instrumentos para melhorar seu desempenho as pessoas sentem-se capazes de influir no próprio destino, procuram melhorar e aprender cada vez mais, desenvolvem-se e sentem-se realizadas.

O que faz de uma pessoa um administrador é a responsabilidade por resultados e não o fato de ter subordinados. Nas organizações modernas vamos encontrar pessoas responsáveis por grandes negócios que nem mesmo possuem subordinados. Elas dependem de outras para cumprir suas metas e precisam exercer liderança sem ter cargo de chefia nem autoridade direta.

Todas as pessoas que trabalham, seja em empresas, órgãos públicos, escolas ou até mesmo em casa, possuem responsabilidades e exercem as quatro funções administrativas mencionadas. Reconhecendo isso podemos refletir sobre como estamos exercendo essas funções e como podemos melhorar nosso desempenho.

Fonte: Trecho extraído de "Estratégia em Gestão de Pessoas", de Durval Muniz de Castro (Campinas, 2006).

Disponível em: http://pt.scribd.com/doc/34851195/Estrategia-em-Gestao-de-Pessoas#download