A adoção de um sistema ERP pelas empresas envolve várias etapas que se baseiam num modelo de ciclo de vida de sistemas ERP, que envolve a decisão de adoção do sistema, a escolha do software, a sua implantação, sua utilização e finalmente a sua manutenção ou aprimoramento. Entre essas etapas a implantação é sem dúvida, a mais critica do processo, uma vez que é a etapa que provoca mudanças na empresa. Além disso, se considerarmos a etapa de manutenção como uma etapa de novas, periódicas e continuas implantações, percebemos mais uma vez a sua importância.
Tudo isso é válido tanto para grandes empresas, como também para as pequenas e médias. Nessas, porém, a questão de mudança organizacional é muitas vezes ainda mais critica devido à existência de um ambiente familiar, pouco profissionalismo e, muitas vezes, personalizado, com processos antiquados e destoantes das melhores práticas administrativas e de negócios.
Segue abaixo resumo das metodologias utilizadas pela TOTVS em um projeto de implantação (TOTVS: empresa eleita como melhor empresa fornecedora de sistemas ERP por posicionamento estratégico para o segmento de pequenas empresas.)
- Pré-venda: etapa em que se realiza uma serie de atividades para determinar o escopo, as características e o valor do projeto.
ü Escopo: envolve a definição do que se implementará com base no levantamento das necessidades do cliente, a apresentação do escopo do módulo e do sistema, bem como a apresentação do cronograma padrão do módulo.
ü Levantamento de informações: após a definição do escopo, é realizado um levantamento mais detalhado sobre os processos do cliente por meio de questionários específicos por módulos ou função do sistema. Envolve também a validação dos processos de negócio levantados com o cliente e a definição das customizações que serão necessárias (adaptações no sistema para que ele opere de acordo com os processos da empresa).
ü Book de relatórios: o sistema já possui uma série de relatórios prontos, catalogados em um conjunto de relatórios, que é apresentado à empresa-cliente para que ela possa escolher os que são da sua necessidade. São definidas também as customizações ou adaptações necessárias para os relatórios e eventuais novos relatórios.
ü Projeto do cliente: na última etapa dessa fase de pré-venda, é gerado um documento que formaliza o levantamento, o cliente ainda não fechou efetivamente a compra.
- Conscientização: envolve o comprometimento com o projeto da alta administração da empresa - cliente e de todos os profissionais envolvidos.
- Treinamento: consiste em treinamento dos usuários sobre as funcionalidades do sistema pertinente a suas atividades operacionais e gerenciais.
- Implantação: envolve as atividades da implantação propriamente dita, após o fechamento da compra do ERP por parte da empresa-cliente.
ü Abertura do projeto: envolve a realização de uma reunião de abertura com os principais usuários e gerentes e até mesmo diretores da empresa-cliente, bem como a definição do organograma do projeto.
ü Parametrização: envolve configurar os parâmetros do sistema de acordo com as práticas e as regras de negócio da empresa-cliente, devidamente levantados anteriormente.
ü Alimentação de dados básicos: envolve converter os dados do sistema anterior, ou então a digitação de dados cadastrais no novo sistema.
ü Implantação de relatórios: envolve a instalação dos relatórios especificados no levantamento.
ü Simulação: é efetuada uma simulação de operação do novo sistema.
ü Produção: validada a simulação, o sistema entra em produção, ou seja, em efetiva operação.
Obviamente, as metodologias por si só não garantem o sucesso da implantação de um sistema ERP. É fundamental a qualidade da equipe de implantação, cujos membros precisam ter grande conhecimento não apenas do software que esta sendo implantado, mas também de negócios, tanto em nível funcional (finanças, recursos humanos, materiais) quanto no nível de segmento que a empresa atua (varejo, indústria de bens de consumo, serviços e etc.). Mesmo assim, a metodologia é um instrumento importante para que a implantação siga um plano e não ultrapasse prazos e custos, além de trazer ao mesmo tempo os benefícios esperados.
A implantação de sistemas ERP é, portanto complexa e exige uma serie de cuidados, independentemente do porte da empresa. Em muitos casos, a implantação em PMe podem contar com alguns facilitadores, como o envolvimento de menos pessoas, controles administrativos simplificados, padrões de eficiência menos exigente etc. Por outro lado, pode apresentar também dificuldades adicionais, como orçamento limitado e menos sujeito a revisões, ambiente familiar e não profissional, carência de pessoas qualificadas e experientes, entre muitas outras. Não é exagero dizer que a qualidade da informação que será gerada pelo sistema depende diretamente da qualidade com que foi executada e etapa de implantação.
Existem alguns pontos nem sempre revelados, mas igualmente importantes que devem ser considerados nos quais podemos destacar:
ü Rotatividade de funcionários: em empresas PMe a alta rotatividade das pessoas dificulta algumas etapas do andamento do projeto, chegando a ser necessária a certa altura uma reciclagem completa dos usuários na utilização da ferramenta, como a contratação de consultores para oferecer o treinamento.
ü Sobrecarga de funções: em algumas áreas, os usuários ficam sobrecarregados com o novo sistema
ü Falta de capacitação dos funcionários: alguns funcionários da empresa apresentam limitações e não conseguem enquadrar se na nova realidade do sistema ERP.
ü Vinculo com a empresa fornecedora do ERP: cria se vinculo de dependência muito forte com a empresa fornecedora do ERP. O problema não reside na taxa de manutenção, que é muito inferior ao custo que a empresa teria se tivesse que atualizar o sistema com equipe própria.
ü Necessidade constante de manutenção e aprimoramento: com a dinâmica dos negócios, a empresa – cliente continua precisando de novos desenvolvimentos no sistema ERP, uma vez que nem todos os recursos necessários são contemplados pelo sistema original. Isso gera a necessidade de profissionais caros, qualificados tanto no negócio como na tecnologia do ERP.
Este texto analisa e descreve o processo de implantação de uma solução ERP em uma empresa de prestação de serviços de proteção ao crédito. Embora as experiências aqui relatadas tenham sido baseadas neste caso especifico, acredito que diversas semelhanças podem ser encontradas em processos de implantação de soluções ERP em outras empresas. Em geral, quaisquer que sejam a natureza e o porte da empresa envolvida e a qualidade do fornecedor e da solução ERP, o processo é sempre complexo, árduo, demorado e de difícil planejamento e controle, pois envolve muitas pessoas, tecnologias sofisticadas, muitas atividades, ou seja, muitas variáveis controláveis e incontroláveis.
Muitos problemas potenciais são difíceis de ser atencipados no momento de escolha de uma solução ERP. Se a empresa constantemente altera seus processos, corre o risco de estes não serem contemplados pelo sistema, obrigando-a incorrer em custos de customização ou reconfiguração do sistema por consultores especializados. Outro problema é gerado com as atualizações de versões, devido à necessidade de readaptação dos funcionários ás novas rotinas do sistema, bem como no esforço necessário a readaptação das customizações que foram desenvolvidas para atender as necessidades especificas da empresa. Em alguns casos, torna-se necessária também atualização dos equipamentos (hardware) utilizados, tanto no que se refere a servidores, quanto estações de trabalho.
Há inegáveis benefícios na adoção de um sistema ERP, tanto que esse tipo de sistema já pode ser considerado como uma ferramenta padrão necessária para qualquer empresa. Porém, os esforços, os riscos e os custos são altos e os problemas a serem enfrentados, inúmeros e constantes. Felizmente, o crescente amadurecimento das soluções ERP, a maior qualificação dos usuários e a evolução da tecnologia tendem cada vez mais a reduzir seus custos e riscos e aumentar seus benefícios, tornando os sistemas ERP imprescindíveis também para a gestão e sobrevivência das pequenas e médias empresas modernas.
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