Qual a melhor forma de controlar documentos em um sistema de gestão?

Muitos se perguntam...

...qual a melhor forma de controlar documentos em um sistema de gestão?..

E a resposta não poderia ser outra senão:

A forma que funciona para sua organização!

Para organizações de grande porte, que lidam com grandes volumes de informação, a solução pode vir vestida de "CEDOC"...

O CEDOC é o espaço, dentro da empresa, destinado ao gerenciamento e armazenamento da documentação. É nele que acontece a maior parte do fluxo de documentos: o recebimento, a guarda, organização, o arquivamento e a eliminação da documentação, facilitando a Gestão de Documentos e Arquivos.

Para quem tem porte grande, mas não tem espaço, o jeito pode ser o famoso GED;

A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos. ... Em linhas gerais, podemos descrever uma solução tecnológica de GED como um conjunto de módulos interligados que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma física ou digital.

Para organizações de médio porte, sintonizadas nas novidades tecnológicas, módulos específicos de "ERP" podem ser o ideal...

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, que significa Sistema Integrado de Gestão Empresarial. É um software corporativo capaz de controlar todas as informações de uma empresa, integrando dados, recursos e processos, de todas as áreas da empresa.

Das soluções altamente tecnológicas,  às que envolvem grandes aportes de investimento, até listas mestras modestas em editores de textos e planilhas eletrônicas,  o fato é:

1) o controle de documentos não se resume à números e datas de revisão coincidindo em qualquer tipo de lista... se o leiaute e as informações do documento ou formulário não forem funcionais para a prática à que se destinam, o documento não está realmente controlado...

2) "controle" não é unilateral... todos os usuários devem conhecer e respeitar as condições de controle para que este seja efetivo;

3) e por fim, conter a informação de forma legível não basta para que o documento cumpra seu papel; a informação - seja orientativa ou registro - deve ser inteligível, ou seja, deve comunicar aos interessados/destinatários de forma eficiente!

Resumindo:

A melhor forma de controlar documentos em um sistema de gestão é a que funciona para sua organização, ou seja, aquela que cumpre seu papel de suporte, de forma organizada e consistente!