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Mapeamento de Processo é a mesma coisa que Fluxograma?

Em muitos projetos de escritório, ao terminar um mapa de processo vejo que algumas pessoas o chamam de ‘fluxograma’. Na verdade, o mapeamento de processo (ou Process Mapping) é diferente do fluxograma. Vamos entender melhor?

Costuma-se dizer que os processos de escritório são invisíveis porque o principal produto é a informação. Sem ter visibilidade, o acompanhamento das atividades dos processos e a identificação de desperdícios são mais difíceis que em uma fábrica, onde desperdícios como estoque em processo ou refugo saltam aos olhos mais facilmente.

Para melhorar os processos administrativos, primeiro temos que ‘enxergar’ o fluxo para então conseguir levantar os desperdícios ao longo das atividades.

Para esta função, nós do Kaizen Institute preferimos usar o Process Mapping.

Consideramos que esta ferramenta representa o melhor modo de trazer visibilidade ao fluxo de informações. Uma vez visível, conseguimos identificar desperdícios inerentes a cada atividade com maior facilidade.

Exemplo de Process Mapping sendo construído

Na foto acima, os quadrados amarelos representam atividades executadas, enquanto os quadrados pequenos cor de rosa representam os desperdícios e problemas. Cada linha representa uma função ou cargo que participa do processo. Cada atividade deve estar associada à função que a executa.

Apesar de parecido com um fluxograma se olhado de longe, há diferenças fundamentais entre os dois quando olhamos mais de perto.

Na tabela abaixo há um resumo das principais diferenças entre um e outro:

Característica	Process Mapping	Fluxograma
Foco da ferramenta	Análise crítica do fluxo mais frequente ou fluxo de interesse do projeto	Definir sequência de passos padronizados para todas as situações possíveis no fluxo
Objetivo do fluxo	Busca do fluxo contínuo	Não permitir que o fluxo siga por um caminho sem tratativa definida
Presença de decisões no fluxo	Poucas (desejável não haver)	Muitas
Relevância de mostrar quem realiza a atividade	Muito importante	Pouco importante
Identificação de retrabalhos	Fácil, através de gestão visual específica que ressalta a presença de retrabalhos	Difícil, na simbologia o retrabalho se mistura com o fluxo correto
Análise de tempos de atividade	Medição de tempo de permanência e tempo de realização de atividade	Não é escopo da ferramenta
Facilidade em indicar como é feita a tarefa	Alta (indicação de tela de sistema, formulários, etc.)	Possível, porém provoca poluição visual
Grau de detalhamento	Médio (maior foco no fluxo de valor para possibilitar análise crítica do processo)	Alto (maior detalhamento para familiarização com as micro-atividades de um processo)
Foco na identificação de desperdícios	Alto	Baixo
Direção do fluxo	Somente um sentido (no Brasil usamos da esquerda para a direita)	Vários sentidos (fluxo pode ir e voltar)

Resumindo a tabela e trazendo para nosso dia-a-dia, o fluxograma é uma boa ferramenta para usar como suporte para atividades internas dos departamentos, para assegurar-se de que todas as possibilidades de fluxo terão uma tratativa adequada, para registros formais em sistema corporativo ou documento padrão e para desenho de sistemas de Workflow.

Já o Process Mapping é uma boa ferramenta para usar em definição de papeis e responsabilidades, na visão do processo como um todo, na fácil identificação de desperdícios, na identificação de gargalos através de convergências de fluxo e como ferramenta de análise crítica das atividades.

Concluindo, o objetivo deste artigo é ajudar a mostrar as potencialidades de cada ferramenta, para que possamos escolher a melhor delas de acordo com o objetivo que tivermos em mente. Afinal, para afundar um prego é muito melhor usar um martelo que um alicate!

Autor: Paulo Henrique Garcia, MSc, consultor-sênior do Kaizen Institute

Publicado originalmente em: Blog Kaizen Institute Brasil

Acessado em: 17/06/2013 - 13:10, Horário de Brasília

Como devem ser os indicadores gerenciais

O gerenciamento com indicadores é uma ferramenta simples e de elevada eficácia para ganhar produtividade. Os programas de qualidade disseminaram o uso de indicadores, mas, em muitos casos, isto se converteu apenas em burocracia e mais trabalho, sem gerar os resultados desejados. Criou-se, em nossas empresas, a ideia de que Qualidade é algo a mais a se fazer, além de produzir. O uso correto de indicadores também é fundamental para a adoção de técnicas mais avançadas de gestão.

Para que haja o gerenciamento de um negócio ou um processo produtivo há a necessidade de medir, de alguma forma, os efeitos das ações tomadas. Isto permite reforçar o que está dando resultados positivos e descartar o que não contribui para os resultados desejados. Para estas medições são usados indicadores ou métricas. Assim, indicadores são formas de representação quantificáveis das características de produtos e processos.

Os indicadores, para se tornarem eficazes como ferramenta de gestão, devem ser:

Relevantes:

Medir aquilo que realmente é importante para a qualidade desejada do produto ou para a economia na produção.

Simples:

Tanto para coletar os dados quanto para entender.

Abrangentes:

Dando informações sobre uma parte significativa do processo que se deseja medir.

Comparáveis:

Facilitando a comparação com dados históricos e com os de outras empresas.

Baratos:

Para que os benefícios da medição sejam seguramente superiores ao seu custo.

Quanto mais informações existem, mais fácil é o caminho para o sucesso.

Esse é o papel dos indicadores:

• Medir os resultados (desempenho) de um determinado processo.
• Servir como base para uma decisão (só se deve apurar indicadores se eles servirem para a tomada de decisão num processo organizacional. Os dados mudam constantemente porque os processos estão constantemente em evolução.
• Trazer mudanças na cultura organizacional (quebra de paradigmas) e dando condições ao gerente para mudar com base em dados, saber o que está acontecendo analisando em cima do que foi medido.
• Precisam ser bem definidos e acompanhados sistematicamente.
• É preciso medir aquilo que realmente é relevante para a organização.

Fonte:  A importância dos indicadores gerenciais. http://www.e7consultoria.com/Brand/artigos/a-importancia-dos-indicadores-gerenciais

Publicado originalmente em: Blog Qualidade Simples

Acessado em: 08/06/2013 - 23:00, Horário de Brasília

Saiba dizer seus defeitos em uma entrevista

Por Camila Lam, de EXAME.com

Especialistas afirmam que a pergunta bem respondida demonstra maturidade profissional

São Paulo – Não é fácil admitir e enumerar nossos defeitos, seja qual for a situação. Agora, apelar para estratégia de dizer que você é perfeccionista já entrou para a lista de mentiras mais manjadas em entrevista de emprego.

O objetivo da pergunta não é para que você se desvalorize na frente do entrevistador. João Mendes, coach e consultor de carreira da Vicky Bloch Associados, afirma que, primeiramente, o candidato tem que entender que a situação – da entrevista – é positiva.

Para Marcelo Cuellar, headhunter da Michael Page, empresa especializada em recrutamento especializado, mentir sobre os seus defeitos pode acabar fazendo com que você assuma um cargo que não combine com o seu perfil profissional.

"Imagine que você o cargo seja para a área de cobranças e você detesta cobrar de outras pessoas. Ao maquiar a sua resposta, o risco de você ser aprovado fica maior, o que nem sempre é bom", explica.

A meta, neste caso, é simples: o recrutador quer saber se o profissional tem autocrítica e como ele lida com os feedbacks no trabalho. Para ele, mascarar os seus reais defeitos ou tentar fazer um discurso bonito são atitudes que devem ser descartadas.

“Não adianta negar e falar que não tem defeitos. O profissional deve eleger pontos de desenvolvimento, pontos que ele sabe que tem que ser melhorados”, explica o CEO da Produtive, Rafael Souto.

REFLITA

Para não correr o risco de passar uma imagem errada sobre você, Mendes instrui que o profissional se prepare e até simule uma resposta antes da entrevista. “Por não ter controle da situação, o candidato pode esquecer de citar exemplos e pode até mostrar que é inseguro, quando não é”, diz.

Souto concorda que a tranquilidade na hora de responder depende de planejamento. “Já houve situações em que recebi não como resposta, outras respostas nada espontâneas. Nessas horas não adianta pedir ajuda a uma consultoria”, explica. É preciso tempo para fazer uma autocrítica para depois construir uma resposta.

Cite situações para explicar o seu defeito. Você é perfeccionista, mas não sabe como expor sem parecer clichê demais? “Uma vez um profissional explicou que recebeu a avaliação da chefia em que foi observado que ele se preocupava muito com a qualidade do trabalho. Tanto que, às vezes, passava do prazo de entrega. O problema passou a ser de timing e a falta de priorização de tarefas”, lembra Mendes.

Ao expor dessa maneira, o candidato deve provar ao entrevistador quais são as ações que ele tem feito para melhorar esse aspecto. Claro, se não houver situações que comprovem o esforço para melhorar, não adianta inventar.

Para Cuellar, adjetivos não devem ser usados na resposta, pois a interpretação do entrevistador pode ser diferente da sua. Por exemplo, se você diz que é rápido na hora de executar tarefas, a sua ideia de rapidez pode não bater com a do entrevistador. "Se você é preguiçoso e não consegue acordar cedo, é melhor assumir que não funciona bem na parte da manhã, mas que tem potencial para virar a noite se for preciso", explica.

“Reconhecer defeitos mostra maturidade, não ter autocrítica, por outro lado, é um problema. Por mais sênior que o candidato seja, ele não deve ter medo de demonstrar fragilidade e sim o que está fazendo para corrigi-la”, explica Souto.

Publicado originalmente em: Info Abril

Acessado em: 05/06/2013 - 13:00, Horário de Brasília

1,5 milhão de paulistanos trabalham em casa

Por José Roberto de Toledo e Rodrigo Burgarelli | Estadão Conteúdo

1,5 milhão de paulistanos trabalham em casa/Thinkstock

São Paulo tem uma cidade inteira, maior que qualquer outro dos 645 municípios paulistas, gerando riqueza sem sair de casa. Segundo o último Censo, 1,5 milhão de paulistanos - ou 27% dos que têm emprego - trabalham no mesmo local onde vivem. Segundo especialistas, esse contingente ajuda a criar empregos perto de áreas residenciais, o que reduz engarrafamentos e estimula o comércio local. 

Os dados fazem parte de estudo do Ibope em parceria com o Estadão Dados, com base nos questionários detalhados do Censo 2010. O levantamento integra série 96xSP, que traz reportagens sobre temas como migração e deslocamento nos 96 distritos da capital.

Os números mostram que há basicamente três perfis de pessoas que trabalham no mesmo local onde vivem. O primeiro são as empregadas domésticas que moram na casa do patrão. Outro são os profissionais liberais, que normalmente têm curso superior e trabalham fazendo serviços esporádicos, como advogados, consultores ou artistas. Além disso, há os proprietários de bares, vendas e restaurantes em bairros de menor renda que moram no mesmo imóvel onde funciona o comércio.

Como os perfis são variados, a porcentagem de trabalhadores que não sai de casa é relativamente homogênea pela cidade. Há, porém, um grupo de 11 distritos onde um em cada três paulistanos trabalha no mesmo local onde vive. Mais do que a renda média, eles têm em comum o fato de serem bairros residenciais de ocupação antiga, como Pinheiros, Ipiranga e Penha.

Para o professor da Faculdade de Arquitetura e Urbanismo da Universidade de São Paulo (FAU-USP) Lúcio Gomes Machado, uma das hipóteses para esse fenômeno é que esses locais foram ocupados antes do Plano Diretor de 1972, que proibiu a existência de prédios de uso misto - onde há comércio no térreo e moradias em cima. "Foi uma decisão urbanisticamente equivocada. Imóveis onde a pessoa pode morar em cima e trabalhar embaixo trazem vida 24 horas à cidade", diz.

Deslocamento. Outro benefício desse tipo de ocupação, segundo ele, é diminuir o número de pessoas que têm de atravessar a cidade todos para trabalhar. Algo que o artista plástico Fernando Velasquéz, de 43 anos, já não faz há três anos. Ele largou o escritório coletivo que alugava na região da Paulista para focar no seu ateliê que fica na própria casa, na Vila Mariana.

"Você ganha qualidade de vida. Mas, ao mesmo tempo, tem de se cuidar para sair de casa de vez em quando para conversar com pessoas", diz. Ele aproveita o tempo extra que agora sobra para ficar com os filhos e diz que é preciso foco para administrar melhor seus horários. "Quem trabalha em casa tem de administrar seu próprio tempo, e minha geração não foi educada para isso. Aprendi na marra, de tanto errar." As informações são do jornal O Estado de S. Paulo.

Publicado originalmente em: Yahoo! Finanças

Acessado em: 02/06/2013 - 21:45, Horário de Brasília