Por: Joel Solon Farias de Azevedo | Publicado em: 05/06/2012
Escopo bem definido e
bem negociado é primordial para o sucesso de qualquer projeto, e tanto o
PMBOK quanto o Prince2 dão grande atenção a esta área de conhecimento tão
crítica em gestão de projetos.
Mas é fácil definir
escopo de projeto? Não, não é, e todo mundo também concorda com isto, mas
existem técnicas que, se bem aplicadas, contribuem e muito para melhorar o
escopo e assim reduzir riscos e traumas posteriores decorrentes do não
atendimento às necessidades e expectativas dos stakeholders.
1. Jamais negligencie a identificação
de todas as partes interessadas no seu projeto logo no início, e faça reuniões,
muitas reuniões, e converse muito mesmo, até que todas as expectativas estejam
bem claras e alinhadas, principalmente em relação à aquelas que não serão
atendidas pelo projeto;
2. Desenvolva um Business Case, faça ensaios, simulações e protótipos de
forma a identificar os riscos inerentes ao escopo pretendido;
3. Faça análise custo/benefício e
viabilidade econômico-financeira do projeto, e justifique inclusive o custo de
não fazer o projeto e das perdas decorrentes ou ganhos desperdiçados em função desta
decisão;
4. Aprove o escopo reunindo as partes
interessadas e negociando seus limites em função das restrições inerentes ao
projeto;
5. Utilize ferramentas gráficas para
representação da EAP – Estrutura Analítica do Projeto. Elas facilitam e muito o
entendimento do escopo e são muito úteis à comunicação e à fase seguinte, de
detalhamento do projeto:
o
a. WBS Chart Pro – aplicativo específico para esta
finalidade, tem a grande vantagem de ser muito intuitivo e ainda totalmente
integrado do MS Project, onde posteriormente serão planejados recursos,
cronograma e orçamento do projeto;
o
b. MIndJet – aplicativo de mapa mental também integrado
ao MS Project, muito visual e intuitivo. Tem versões em Android e Ipad;
o
c. Solução web, o WBSTool, em http://www.wbstool.com/. Além de não
precisar instalar aplicativo é muito fácil de usar e exporta a EAP no formato
XML, que pode ser importado para detalhar o projeto no MS Project.
6. Depois de pronta a EAP reúna novamente os stakeholders e verifique se
estão contemplados todos os pacotes de trabalho necessários, se nada está
faltando, e também se não tem algo sobrando, algo que tenha sido inserido por
descuido e que não faz parte do escopo.
7. Garanta com que todos os pacotes de trabalho tenham descrição,
requisitos de aceitação e responsabilidade definidos;
8. Aprove a EAP e colha as assinaturas de todos de forma a registrar o
acordo negociado para fechamento do escopo. Lembre, formalidade neste momento
nunca é demais, e a EAP serve principalmente pra mostrar o que vai ser feito e
o que não vai ser feito, este o maior motivo de reclamações em projetos;
Depois disto leve o seu projeto para a sua ferramenta favorita de
planejamento e detalhamento de projeto (a mais usada é o MS Project), e dê
início aos demais processos da sua metodologia, dando ênfase à ordem que mais
segurança lhe proporciona em função da maturidade da organização e da sua
equipe.
Eu recomendo como mais segura esta ordem:
Integração
> Escopo > Comunicação > Qualidade > Riscos > Pessoas >
Outros recursos > Aquisições > Cronograma > Orçamento.
E por último: depois de aprovado o planejamento do projeto e iniciada a
execução gerencie as interações das pessoas e o desempenho com ferramentas
interativas de gestão de projetos, isto faz toda a diferença. Treino é
treino e jogo é jogo, e durante o jogo é aquela gritaria, e no projeto é a
mesma coisa, quanto mais eficaz a comunicação, mais resultados.
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